Matriz GUT – Definindo prioridades

São 11:25h da manhã da segunda-feira da última semana do mês. Sua lista de tarefas aponta 72 pendências importantes, urgentes. O desespero já o fez passar por todas elas desde que começou o expediente, 7:15h, e não resolveu nenhuma. Chamou pessoas, mandou mensagens, se distraiu com outras coisas… enfim, chegou o momento daz decisões:

1-Não vai ser possível concluir todas. 2-Se todas são urgentes, nenhuma é; 3-Preciso eleger quais serão feitas e em qual ordem.

E então chegamos à ferramenta: Matriz GUT, simples e eficiente, o método, descrito no livro “O administrador racional”, de 1976, por Benjamin Tregoe e Charles Kepner.

O que é a matriz GUT?

Trata-se de classificar as pendências sob três prismas: Gravidade, Urgência e Tendência, explico:

Gravidade traz um aspecto quantitativo: Quanto prejuízo a pendência pode causar? Quanto vai custar a pendência? Quantos clientes vamos perder com a pendência? Quanto lucro vai render? Enfim, é um critério que pode ser medido com algum número.

Urgência traz o critério temporal: O quão urgente é a pendência? Qual o impacto do tempo na pendência? Como exemplos: Se não declarar o imposto de renda pagará multa. Se não entregar no prazo pode perder o cliente importante (em regra prazos de clientes e de órgãos públicos podem ser considerados mais urgentes).

Tendência traz o aspecto subjetivo: Qual o impacto do atraso ao longo do tempo. Exemplo: Há uma telha rachada que pode umedecer a laje, estragando o acabamento de gesso, tornando ainda mais custoso o conserto.

Como usar a matriz GUT?

Primeiro, liste as pendências.

Em seguida, para cada uma das tarefas atribua de 1 a 5 pontos para cada aspecto:

• GRAVIDADE:
  • 1=Nada grave; 2=Pouco grave; 3=Grave; 4=Muito grave; 5= extremamente grave;
• URGÊNCIA:
  • 1=Pode esperar; 2 Pouco urgente; 3=Urgente, merece atenção rápida; 4=Muito urgente, deve ser a prioridade zero; 5=Urgentíssimo e inadiável, necessidade de atenção imediata.
• TENDÊNCIA:
  • 1=Estável; 2=Piora em longo prazo; 3=piora em médio prazo; 4=piora em curto prazo; 5=Piora imediata.

Em seguida, multiplique cada elemento, obtendo o índice que serão ordenados de forma decrescente e, pronto, eis a ordem de suas pendências, siga-a e seja feliz: